Targi i wystawy

Przygotowanie:

 Sprawdzamy zdolność eksportową produktów.
 Definiujemy cele targowe: Co chcemy osiągnąć poprzez uczestnictwo w targach?
 Wybieramy rynek, na którym chcemy się wystawić. (WEI)
 Dokonujemy wyboru konkretnej wystawy. (WEI)
 Kontaktujemy się z koordynatorem polskiego wystąpienia. (WEI)
 Zbieramy informacje o rynku i wystawie. (WEI)
 Sprawdzamy możliwości refundacyjne. (WEI)
 Sprawdzamy nasze produkty, certyfikaty i aprobaty techniczne na dany rynek.
 Ustalamy wstępny budżet na daną wystawę.

Planowanie:

 Ustalamy w firmie osobę odpowiedzialną za przygotowanie do wystawy i kontaktu
z WEI.
 Dokonujemy rezerwacji stoiska u koordynatora polskiego wystąpienia. (WEI)
 Analizujemy środki reklamowe, możliwości wysyłki eksponatów.
 Wstępnie planujemy pobyt na wystawie. (WEI)

Faza przygotowań:

 Ustalenie lokalizacji. (WEI)
 Wybór zabudowy stoiska. (WEI)
 Wyposażenie stoiska - projekt, grafika, elementy dodatkowe, itp. (WEI)
 Obsługa stoiska.
 Transport eksponatów. (WEI)
 Kontakt z potencjalnymi odbiorcami.
 Poszukiwanie potencjalnych gości.
 Szczegółowy plan kosztów: powierzchnia, opłaty obowiązkowe, media, zabudowa, tłumacz/hostessa, catering na stoisku, upominki reklamowe, spedycja targowa, koszty podróży i pobytu przedstawicieli firmy. (WEI)
 Wypełnienie wniosku o refundację. (WEI)
 Szczegółowe planowanie podróży: rezerwacja biletów lotniczych, hoteli, pomoc wizowa, transfery, itd. (WEI)

Ostatnie przygotowania:

 Sprawdzamy plan udziału i podróży. (WEI)
 Szkolenie obsługi stoiska.
 Przygotowanie materiałów informacyjnych i reklamowych. (WEI)
 Zestawienie dokumentacji - zgłoszeń, zamówień, faktur i płatności. (WEI)
 Przygotowujemy formularze - notatki z rozmów z odwiedzającymi, formularze zamówień.
 Wysyłka zaproszeń do istniejących i potencjalnych klientów.

Na miejscu:

 Kontakt z polskim koordynatorem wystąpienia. (WEI)
 Aranżacja stoiska. (WEI)
 Przygotowanie eksponatów do prezentacji. (WEI)
 Rejestracja. (WEI)
 Wdrożenie personelu.

Podczas targów:

 Obserwacja wystawy, wnioski dotyczące wystawy, spektrum wystawców, potencjału odwiedzających, organizacji targów, obecności konkurencji.
 Kontakty z odwiedzającymi.
 Udział w imprezach towarzyszących - bankiet, seminaria, konferencje i prezentacje.
 Rozmowy handlowe, negocjacje. (WEI)
 Raporty dzienne, analiza wraz z personelem stoiska.

Po targach:

 Odpowiedzi na zapytania klientów.
 Pielęgnacja potencjalnych kontaktów handlowych.
 Informacje w mediach i na stronie www.
 Rozliczenie i sprawdzenie budżetu.
 Sprawozdanie i rozliczenie refundacji.
 Podsumowanie wystawy - realizacja założonych celów.
 Wyciągnięcie wniosków.